Essa é a terceira postagem da série sobre criação de processos eficientes. Retomando o texto da semana passada, paramos na importância da implantação e gerenciamento de processos no seu negócio.
Caso tenha perdido as outras partes, confira os posts:
Como criar processos eficientes [Parte 1]
Como criar processos eficientes [Parte 2]
Entenda seu negócio para torná-lo mais eficiente
Você não pode criar, gerir ou orientar processos sem entendê-los, certo? Não é possível seguir, tampouco guiar, por um caminho que não conhece.
É essencial entender que os processos não se restringem a apenas uma área nem realizam suas tarefas individualmente – eles são “onipresentes”.
A padronização de processos ajuda a reduzir sua complexidade e sua discrepância, impedindo a criação de um muito complicado e outro simples demais dentro do mesmo segmento. Todos têm o mesmo esquema, o que facilita a realização e garante um resultado de boa qualidade para o cliente.
Outro método eficaz é a sincronia entre os processos dos negócios e a tecnologia de informação – não só eficaz, mas primordial.
A TI não pode tomar decisões sozinha: ela precisa checar as necessidades dos processos em busca do que importa para que eles sejam cumpridos, valorizando o resultado para o cliente e para o consumidor.
A relação TI e negócios também vai te ajudar, como empreendedor, a poupar tempo e dinheiro, pois evita retrabalhos desnecessários ao realizar as tarefas na primeira vez, e investimentos.
Você também precisa ser flexível para se reorganizar, caso seus primeiros planos não obtenham os efeitos que desejava.
Imagine um empreendedor que efetue muitas aquisições em pouco tempo – ele não conseguiria essas aquisições se não conhecesse muito bem seus processos e em que pé eles estavam.
É essencial também perceber que os processos causam mudanças velozes na organização administrativa, que surtem efeito e poucas consequências negativas.
Resumidamente, saiba que: processos de negócios, para serem eficazes, são relacionados a mudanças.
O último ponto para criar e gerir seus processos é aumentar sua eficiência e sua eficácia.
Eficiência e eficácia: diferentes, mas importantes da mesma forma
Uma coisa é os processos serem executados em menor tempo, com menor custo e maior qualidade: isso é eficiência, capacidade. Por exemplo, quando o processo entrega aquilo que prometeu entregar, sem falhas ou defeitos.
A eficiência é, também, saber reduzir custos no lugar certo e no momento certo, diminuir o tempo, melhorar o volume e a qualidade do processo.
Eficácia, por outro lado, é entregar o que foi prometido que seria entregue.
O desafio da administração dos processos é ter: de um lado, o cliente pedindo, com todas as suas exigências, querendo receber o que pediu ou comprou da melhor forma, no menor tempo e no menor custo; do outro, estabelecer padrões para atender a todas as expectativas do cliente, manter sua reputação, fazer o melhor trabalho possível e obter lucro.
As tarefas administrativas são, enfim, invisíveis para os clientes, que só enxergam o produto, a entrega final.
No entanto, o que acontece é que os departamentos da empresa desempenham suas funções sem se preocupar com o processo em geral.
Lembrando que tratamos que processos são especificamente um grupo de atividades – o começo, o meio e o fim – que dão valor a um cliente ou consumidor.
Pense no seu departamento de RH, nos funcionários efetuando suas atividades – se esses funcionários não souberem que o que estão fazendo assiste ao propósito de um processo de negócios maior do que eles, o resultado do processo não será tão bom quanto poderia.
Então, tenha em mente a importância da visão do valor verdadeiro dos processos.
Quem não entende esse valor trava uma batalha entre poder e estrutura. Os departamentos continuam a realizar as tarefas do jeito deles, no prazo deles, diminuindo (ou erradicando) o valor do processo e atrasando a entrega para o cliente.
Essas tarefas são trabalhadas individualmente para que haja percepção, transparência, a ciência de que o processo é maior e que é ele que vai entregar o valor para os clientes.
Essa visão é o ponto de partida para a administração eficaz dos negócios.
O segredo para o sucesso da gestão de negócios
Simples: conheça a sua estratégia.
Quais são os grandes desafios que a empresa enfrenta?
O que sua estratégia requer da organização, da administração, do negócio em si?
Quais são os processos críticos?
Essencialmente, saiba as respostas para essas questões.
A maior dúvida das pessoas, geralmente, é: “Por onde começo?”
Quais são as etapas para garantir uma boa gestão dos processos eficientes?
Comece pelo que for mais crítico, pois é o que importa de verdade para a empresa e seu funcionamento.
Entender e organizar os processos críticos é primordial para se sincronizar com a estratégia.
Essa fase não apenas determina o que estrategicamente é relevante para a empresa, mas também lhe garante os retornos, devolve à administração os resultados dos processos efetuados até esse momento.
Então, você precisa, além de ter sua administração de processos bem organizada e definida, saber gerir os indicadores – são eles que vão te mostrar o desempenho dos processos.
O design do processo: mapear, modelar, analisar, as melhorias que ajudem e valorizem o negócio, e é esse ponto que as empresas mais “penam” para ultrapassar.
Existe todo um procedimento de mapear o processo, entendê-lo, conhecê-lo, saber como ele funciona, desenhá-lo, identificar onde melhorar e como (quais atitudes tomar?) etc.
Depois desse trabalhoso estudo vem a implementação, que consiste em aplicar as ações de melhoria identificadas na etapa anterior que, se não forem bem implementadas, o processo continuará velho.
E de que adianta atualizar tudo, mas não os funcionários?
Se o processo todo foi melhorado, as pessoas que participam dele também precisam ser capacitadas e treinadas.
Por hoje é só, leitores! Fiquem conectados para a próxima, e última, postagem da série sobre a gestão de processos eficientes.
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