A contabilidade envolve questões muito delicadas, que estão diretamente ligadas à legalidade e à conformidade de seus clientes. Impossível conseguir bons resultados em um ambiente desorganizado, e principalmente com processos confusos. É normal que um contador precise de adotar alternativas para organizar processos com o objetivo e otimizar seus resultados e melhorar o desempenho. Seja pelo aumento na cartela de clientes e consequentemente demandas ou pela rápida mudança do mercado que passa a exigir agilidade em seus processos para auxiliar seu cliente na tomada de decisão.
Deixar de se preocupar com essa etapa pode trazer impactos negativos que podem te custar o bom relacionamento com seus clientes e até mesmo em erros e atrasos que podem gerar custos para seu escritório.
Ao decorrer deste artigo vamos te mostrar que direcionar o seu foco e energia para organização de processos pode ser o que está faltando para levar o seu negócio para outro patamar.
Ao convidarmos uma pessoa para nossa casa deixamos ela o mais arrumada possível, não é mesmo? Afinal, queremos agradar a visita e fazer com que ela se sinta o mais confortável possível. Agora pense no seu escritório como uma casa que recebe visitas a todo tempo e sem aviso prévio. Neste caso, as visitas inesperadas são seus clientes, futuros e atuais.
Quando os processos de um escritório de contabilidade são organizados, alguns benefícios podem ser observados tanto a curto quando longo prazo. Tais como:
Clientes mais satisfeitos: a organização dos processos da empresa também garantirá benefícios externos, como clientes mais satisfeitos, por exemplo. Isso pode ser obtido ao diminuir o tempo de entrega de produtos e serviços ou aumentando a agilidade na resolução das demandas e reclamações dos clientes.
Mais agilidade: identificar gargalos e eliminar tarefas desnecessárias fará com que a empresa ganhe tempo e reduzir custos, o que aumentará a produtividade das equipes, o tempo de retorno dos projetos estratégicos e os rendimentos financeiros da empresa.
Mais eficiência: processos mais enxutos aumentam a eficiência da empresa, diminuindo as horas gastas para realizar as tarefas, bem como os erros das equipes. Além disso, pode-se diminuir as ações operacionais de alguns colaboradores, direcionando-os para atividades mais estratégicas, aproveitando melhor suas habilidades.
Depois de ver os benefícios que uma boa organização pode gerar, hora de pôr a mão na massa, ou na bagunça e colocar ordem na casa.
O primeiro passo é desenhar os caminhos de cada processo interno do escritório. O objetivo do mapeamento é identificar todas as entradas, saídas e ações de cada atividade e conseguir enxergar com o máximo de clareza tudo o que envolve a rotina contábil. A partir daí, é possível diagnosticar as dificuldades ou os pontos em que há mais possibilidade de riscos.
Uma boa opção é fazer a classificação por cores ou em denominações variadas de acordo com a complexidade que cada processo possui. Separando por:
O que, à primeira vista, pode estar caótico, na verdade traz a oportunidade de transformar a rotina do escritório contábil, garantindo qualidade máxima. O importante é identificar as etapas dos processos, respectivos responsáveis e pontos de decisão.
Neste momento a comunicação interna dento do seu escritório é fundamental. É seu time que realiza as atividades a serem levantadas e, portanto, pelo menos a princípio, é deles que você obterá as informações necessárias para dar os primeiros passos do mapeamento.
Uma vez levantadas as funções, é preciso entender qual é o papel de cada um perante o todo. Para cada atividade listada, devem ser identificadas todas as etapas envolvidas. Com este levantamento você conseguirá identificar com maior clareza os pontos de melhoria;
Considere um gargalo tudo que pode atrapalhar o desempenho máximo dos colaboradores. E como estamos em busca de melhorar os resultados, identificar os gargalos é um ponto chave para quem deseja organizar processos do seu escritório.
Um possível gargalo pode ser a falta de capacitação profissional, por exemplo. Trabalhos manuais, excesso de tempo gasto na procura de documentos são pontos a serem analisados. Converse com seus colaboradores para identificar pontos de melhoria nas suas rotinas de trabalho e peça sugestões para solucioná-los, afinal, ninguém melhor do que quem está executando a tarefa para opinar sobre o processo.
Uma dica é tentar perceber focos de sobrecarga. Funcionários que concentram muitas atividades e, por isso, precisam frequentemente estender o horário, por exemplo, acendem uma luz de alarme. Avalie como distribuir melhor as tarefas e alavancar a eficiência nos processos dessas pessoas em especial, garantindo um melhor aproveitamento do tempo.
Quando você elimina gargalos, o fluxo de trabalho sairá conforme você planejou.
Independente dos problemas que foram identificados, nem todos poderão ser resolvidos imediatamente. Portanto, é preciso traçar planos de ação para sana-los e direcionar esforços de acordo com as prioridades e urgências. Estipule datas de início e fim, acompanhe durante toda sua execução. Faça avaliações periódicas enquanto em prática e também depois de concluído, a fim de identificar novas melhorias e corrigir ações que não funcionaram como o esperado.
Neste momento, a tecnologia é aliada do seu escritório, faça bom uso! Os sistemas de gestão são ótimos para otimizar tarefas, economizar tempo e evitar erros. Sabe aquela atividade burocrática em relação às finanças do escritório que atrapalha sua produtividade? Delegue para o sistema. É mais segurança e agilidade para seu negócio.
Para quem deseja otimizar a rotina contábil e a gestão de processos, a adoção de ferramentas eficazes é uma ótima pedida.
Existem ferramentas de colaboração em nuvem, que funcionam 100% online e em tempo real. Elas são eficazes para otimizar a integração entre as equipes, melhorando a troca de informações, documentos e evitando o atraso na entrega ao cliente. Elas também poupam tempo de deslocamento que seria gasto em reuniões dispensáveis, pois podem ser acessadas de qualquer lugar com conexão à internet.
O objetivo de organizar processos do seu escritório contábeis é aumentar o desempenho da equipe e deixar as tarefas rotineiras otimizadas e bem estruturadas para que toda a organização trabalhe de maneira eficiente e consiga crescer. Mas ninguém com segue crescer sozinho. A comunicação e alinhamento com a seu time é fundamental para que todos estejam almejando o mesmo resultado. Estabeleça metas de produtividade, compartilhe resultados e mantenha seu time motivado. Cada conquista é motivo para celebrar e os desafios são feitos para superá-los.
Depois de todas essas dicas de como organizar processos em seu escritório contábil, você não tem mais desculpa para adiar a avaliação interna das suas atividades. Enfrente de uma vez por todas seus maiores desafios de produtividade para nunca mais sofrer com eles e crescer.
Quer saber mais sobre as tecnologias que podem te auxiliar no dia a dia do seu escritório? Leia aqui: Era Da Tecnologia: Como A Vers Pode Te Ajudar A Sobreviver E Ter Sucesso?
