Como organizar processos em seu escritório contábil e melhorar resultados

julho 14, 2020 · admin

A contabilidade envolve questões muito delicadas, que estão diretamente ligadas à legalidade e à conformidade de seus clientes. Impossível conseguir bons resultados em um ambiente desorganizado, e principalmente com processos confusos. É normal que um contador precise de adotar alternativas para organizar processos com o objetivo e otimizar seus resultados e melhorar o desempenho. Seja pelo aumento na cartela de clientes e consequentemente demandas ou pela rápida mudança do mercado que passa a exigir agilidade em seus processos para auxiliar seu cliente na tomada de decisão.

Deixar de se preocupar com essa etapa pode trazer impactos negativos que podem te custar o bom relacionamento com seus clientes e até mesmo em erros e atrasos que podem gerar custos para seu escritório.

Ao decorrer deste artigo vamos te mostrar que direcionar o seu foco e energia para organização de processos pode ser o que está faltando para levar o seu negócio para outro patamar.

 

Qual é a importância da organização de processos

Ao convidarmos uma pessoa para nossa casa deixamos ela o mais arrumada possível, não é mesmo? Afinal, queremos agradar a visita e fazer com que ela se sinta o mais confortável possível. Agora pense no seu escritório como uma casa que recebe visitas a todo tempo e sem aviso prévio. Neste caso, as visitas inesperadas são seus clientes, futuros e atuais.

Quando os processos de um escritório de contabilidade são organizados, alguns benefícios podem ser observados tanto a curto quando longo prazo. Tais como:

Clientes mais satisfeitos: a organização dos processos da empresa também garantirá benefícios externos, como clientes mais satisfeitos, por exemplo. Isso pode ser obtido ao diminuir o tempo de entrega de produtos e serviços ou aumentando a agilidade na resolução das demandas e reclamações dos clientes.

Mais agilidade: identificar gargalos e eliminar tarefas desnecessárias fará com que a empresa ganhe tempo e reduzir custos, o que aumentará a produtividade das equipes, o tempo de retorno dos projetos estratégicos e os rendimentos financeiros da empresa.

Mais eficiência: processos mais enxutos aumentam a eficiência da empresa, diminuindo as horas gastas para realizar as tarefas, bem como os erros das equipes. Além disso, pode-se diminuir as ações operacionais de alguns colaboradores, direcionando-os para atividades mais estratégicas, aproveitando melhor suas habilidades.

 

Quais são os passos para organizar processos de um escritório contábil?

Depois de ver os benefícios que uma boa organização pode gerar, hora de pôr a mão na massa, ou na bagunça e colocar ordem na casa.

 

Mapeamento de processos

O primeiro passo é desenhar os caminhos de cada processo interno do escritório. O objetivo do mapeamento é identificar todas as entradas, saídas e ações de cada atividade e conseguir enxergar com o máximo de clareza tudo o que envolve a rotina contábil.  A partir daí, é possível diagnosticar as dificuldades ou os pontos em que há mais possibilidade de riscos.

Uma boa opção é fazer a classificação por cores ou em denominações variadas de acordo com a complexidade que cada processo possui. Separando por:

 

  • Processos que percorrem trajetos mais sinuosos, estão mais suscetíveis a erros e demandam mais tempo dos profissionais;
  • Processos que podem percorrer diferentes caminhos para chegar ao mesmo resultado;
  • Processos mais complexos, que demandam muita atenção e tempo do profissional;
  • Processos que percorrem rotas simples e decorrem sem dificuldades.

 

O que, à primeira vista, pode estar caótico, na verdade traz a oportunidade de transformar a rotina do escritório contábil, garantindo qualidade máxima. O importante é identificar as etapas dos processos, respectivos responsáveis e pontos de decisão.

Neste momento a comunicação interna dento do seu escritório é fundamental. É seu time que realiza as atividades a serem levantadas e, portanto, pelo menos a princípio, é deles que você obterá as informações necessárias para dar os primeiros passos do mapeamento.

Uma vez levantadas as funções, é preciso entender qual é o papel de cada um perante o todo. Para cada atividade listada, devem ser identificadas todas as etapas envolvidas. Com este levantamento você conseguirá identificar com maior clareza os pontos de melhoria;

  • etapas deixadas de lado;
  • processos desnecessários;
  • pontos de retrabalho.

Identifique os gargalos e falhas e elimine-os

Considere um gargalo tudo que pode atrapalhar o desempenho máximo dos colaboradores. E como estamos em busca de melhorar os resultados, identificar os gargalos é um ponto chave para quem deseja organizar processos do seu escritório.

Um possível gargalo pode ser a falta de capacitação profissional, por exemplo. Trabalhos manuais, excesso de tempo gasto na procura de documentos são pontos a serem analisados. Converse com seus colaboradores para identificar pontos de melhoria nas suas rotinas de trabalho e peça sugestões para solucioná-los, afinal, ninguém melhor do que quem está executando a tarefa para opinar sobre o processo.

Uma dica é tentar perceber focos de sobrecarga. Funcionários que concentram muitas atividades e, por isso, precisam frequentemente estender o horário, por exemplo, acendem uma luz de alarme. Avalie como distribuir melhor as tarefas e alavancar a eficiência nos processos dessas pessoas em especial, garantindo um melhor aproveitamento do tempo.

Quando você elimina gargalos, o fluxo de trabalho sairá conforme você planejou.

 

Problemas identificados, hora de definir planos de ação

Independente dos problemas que foram identificados, nem todos poderão ser resolvidos imediatamente. Portanto, é preciso traçar planos de ação para sana-los e direcionar esforços de acordo com as prioridades e urgências. Estipule datas de início e fim, acompanhe durante toda sua execução. Faça avaliações periódicas enquanto em prática e também depois de concluído, a fim de identificar novas melhorias e corrigir ações que não funcionaram como o esperado.

Neste momento, a tecnologia é aliada do seu escritório, faça bom uso! Os sistemas de gestão são ótimos para otimizar tarefas, economizar tempo e evitar erros. Sabe aquela atividade burocrática em relação às finanças do escritório que atrapalha sua produtividade? Delegue para o sistema. É mais segurança e agilidade para seu negócio.

Para quem deseja otimizar a rotina contábil e a gestão de processos, a adoção de ferramentas eficazes é uma ótima pedida.

Existem ferramentas de colaboração em nuvem, que funcionam 100% online e em tempo real. Elas são eficazes para otimizar a integração entre as equipes, melhorando a troca de informações, documentos e evitando o atraso na entrega ao cliente. Elas também poupam tempo de deslocamento que seria gasto em reuniões dispensáveis, pois podem ser acessadas de qualquer lugar com conexão à internet.

 

Time que joga junto, cresce junto

O objetivo de organizar processos do seu escritório contábeis é aumentar o desempenho da equipe e deixar as tarefas rotineiras otimizadas e bem estruturadas para que toda a organização trabalhe de maneira eficiente e consiga crescer. Mas ninguém com segue crescer sozinho. A comunicação e alinhamento com a seu time é fundamental para que todos estejam almejando o mesmo resultado. Estabeleça metas de produtividade, compartilhe resultados e mantenha seu time motivado. Cada conquista é motivo para celebrar e os desafios são feitos para superá-los.

Depois de todas essas dicas de como organizar processos em seu escritório contábil, você não tem mais desculpa para adiar a avaliação interna das suas atividades. Enfrente de uma vez por todas seus maiores desafios de produtividade para nunca mais sofrer com eles e crescer.

 

Quer saber mais sobre as tecnologias que podem te auxiliar no dia a dia do seu escritório? Leia aqui: Era Da Tecnologia: Como A Vers Pode Te Ajudar A Sobreviver E Ter Sucesso?

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