O gerenciamento de notas fiscais pode ser uma tarefa extremamente trabalhosa para os profissionais e empreendedores nas empresas de pequeno, médio ou grande porte. Que atire a primeira pedra aqueles que nunca tiveram nenhum tipo de problema com a emissão ou recebimento desses documentos no dia a dia do negócio!
Mas, quando mal conduzido, esse processo também pode ser a causa de retrabalho e até mesmo gastos desnecessários para a organização.
Por isso, confira nossas dicas para melhorar o gerenciamento das notas fiscais em sua empresa:
Antes que sua empresa tome qualquer providência em relação a uma nota fiscal recebida, é preciso conferir se o documento é autêntico.
Os contabilistas e outros profissionais da área administrativa saberão dizer se uma nota fiscal procede com facilidade, checando o órgão emissor, código de verificação e outros itens.
Além disso, é preciso que o funcionário ou equipe responsável pela compra que gerou a nota confirme se o documento realmente deveria ter sido emitido pelo fornecedor.
Nada melhor que um processo bem desenhado para que as atividades não saiam do controle em uma empresa. Por isso, vale a pena definir um fluxo simples e claro para a entrada das notas fiscais.
No caso nas notas impressas, utilize pastas para as entradas e saídas, evitando que elas se misturem com outros documentos. Para as eletrônicas, também é importante criar uma pasta específica para evitar que elas fiquem armazenadas ao lado de outras informações.
Além de ter um bom procedimento para receber e armazenar as notas, também é interessante que a sua empresa as organize por fornecedor/cliente, data de emissão, vencimento e outras categorias.
Com isso, os funcionários e equipes ganham tempo não somente na hora de recuperar as notas fiscais quando precisarem, mas também no caso de possíveis auditorias.
Ainda que as empresas tenham processos e projetos cada vez mais dinâmicos para responder à agilidade do mercado, é fundamental manter suas despesas sob controle.
Antes que uma nota fiscal seja emitida ou paga, portanto, exija sempre a aprovação do funcionário responsável.
Nesse momento, também vale a pena pensar em limites para aprovação de acordo com cada nível hierárquico. As notas com valor elevado, por exemplo, podem exigir a aprovação de um gerente ou sócio para que a empresa tenha maior controle sobre suas despesas.
Mesmo que muitas empresas ainda utilizem ferramentas como o Excel para controlar suas notas fiscais, a adoção de um sistema informatizado para gerenciá-las é uma excelente forma de otimizar ainda mais o processo.
Com um programa como esses, é possível gerenciar todo o processo a partir de um só lugar, disparar e-mails automaticamente para as pessoas e empresas envolvidos, integrar a emissão das notas com o controle de estoque, e muito mais.
Com tanta tecnologia disponível a preços acessíveis, não faz mais sentido a sua empresa manter controles que, além de exigirem esforços manuais, estão altamente sujeitos a ocorrência de erros que podem prejudicar o negócio.
Caso você conheça outra dica para ajudar a manter as notas fiscais em ordem, deixe sua contribuição em nossa seção de comentários!
