Como fazer um planejamento estratégico anual para seu escritório contábil

julho 21, 2020 · admin

Você sabe onde quer chegar? você sabe o que precisa para alcançar seus objetivos?  Essas são as primeiras perguntas que você precisa se fazer. Hora de pensar seus objetivos e metas e traçar estratégias para chagar lá. Nesse artigo vamos falar sobre planejamento estratégico anual em escritórios contábeis, seus benefícios e é claro, as etapas de como desenvolver um planejamento estratégico eficaz.

O que é planejamento estratégico?

O planejamento estratégico funciona como um GPS que aponta o melhor caminho. Primeiramente, você precisa saber onde quer ir para então calcular uma rota até o destino. Mas não dá para planejar uma rota sem saber onde você está e aonde ir, mas também não dá para ir sem planejar uma rota. Afinal, podem existir vários caminhos e obstáculos que podem te desviar de onde realmente quer chegar.

Um planejamento estratégico anual serve para guiar quais práticas levarão ao resultado desejado seja a curto, médio ou longo prazo.

A criação de um planejamento consiste em traçar as metas e objetivos que o seu escritório pretende alcançar. Ele deve ser produzido o mais especificamente possível, trazendo os seguintes itens:

  • Estratégias;
  • Objetivos;
  • Ações que deverão ser adotadas para atingir os objetivos;
  • Recursos indispensáveis para alcançar o que foi traçado;
  • Possíveis dificuldades que poderão ser encontradas;
  • Levantamento de responsabilidades, identificando quem será incumbido de determinadas tarefas;
  • O que deverá ser delegado;
  • E os prazos relacionados a essas atribuições.

 

Quais as vantagens de um planejamento estratégico

O planejamento estratégico é visto por muitos profissionais como algo desnecessário, burocrático, difícil de fazer. Ou até mesmo realizam um planejamento, mas o deixam esquecidos como apenas mais um documento desatualizado no meio dos arquivos.

Muitas vezes em meio a tanto trabalho, deixamos de reservar um tempo para investir no planejamento estratégico e procurar oportunidades de crescimento. São raros os momentos em que o profissional de contabilidade se permite pensar na carreira, no futuro, na inovação e em soluções para facilitar a gestão de sua rotina. Sem mencionar a qualidade dos resultados que entrega ao cliente.

Chegou a hora de mudar isso! Quando o assunto é o seu escritório de contabilidade, a música do Zeca Pagodinho: “Deixa a vida me levar…” não tem lugar! Apenas com um bom planejamento é possível alcançar o sucesso.

Veja algumas vantagens de um planejamento estratégico:

Agilidade nas tomadas de decisões:

Quando se sabe aonde quer chegar, perde-se menos tempos com atividades que não são prioridade em determinado período. Ou seja, seus projetos e atividades passam a ter um foco estratégico, um objetivo a ser alcançado.

 Melhor conhecimento dos seus concorrentes e possíveis ameaças:

Quem investe em planejamento sabe analisar estrategicamente qualquer sinal de ameaça ou oportunidade que o mercado apresenta. Isso traz mais segurança para qualquer operação.

Maior motivação e comprometimento dos envolvidos:

O planejamento reflete no bem-estar dos colaboradores, que entendem sua importância nos processos da empresa e como seu trabalho auxilia no alcance dos objetivos. Além de claro, tornar a rotina de todos mais organizada e fluída.

Melhor comunicação interna e trabalho em equipe:

Todos estão trabalhando para alcançar os mesmos objetivos e para chegar lá, o trabalho em equipe é fundamental. Ao entendermos que cada um é peça chave para o funcionamento do escritório, despertamos a consciência coletiva, em que toda a equipe trabalha para um bem comum.

Acompanhamento constante dos resultados:

Quando se sabe quais projetos estão em andamento, é possível definir formas específicas de mensuração que vão ajudar os gestores a acompanhar o andamento das ações periodicamente e se necessário, corrigir possíveis erros para evitar surpresas desagradáveis ao fim de tudo.

 

A importância de um planejamento estratégico em um escritório contábil?

A dor mais comum que vemos nesse tipo de negócio é a falta de processos claros e bem definidos, que afeta diretamente a produtividade e receita do escritório.

O planejamento estratégico anual em um escritório contábil é importante porque serve como um guia para todas as ações que serão feitas durante esse período na empresa. Somente assim, é possível administrar a quantidade de tempo, recursos e energia empregada na estratégia. Além disso, também auxilia a reconhecer problemas e identificar melhorias.

Mesmo com a incerteza do futuro, um planejamento garante que você e sua equipe caminhe na direção correta e para quando vocês alcançarem o seu objetivo olhem para trás e reconheçam que todos os esforços valeram a pena.

Planejar, saber onde está, onde quer chegar e quais recursos usará para chegar é fundamental numa área tão competitiva quanto a contábil. Portanto, se um contador não tem uma estratégia bem definida e em pleno funcionamento, corre sérios riscos de se sentir “engolido” pelo mercado ao invés de crescer e se destacar.

 

Etapas para desenvolver um planejamento estratégico eficaz

Depois de reconhecer a importância do planejamento estratégico para seu escritório contábil, hora de colocar a mão na massa.

O planejamento não deverá apenas pontuar o que se espera alcançar, mas também, e de forma mais clara possível, as maneiras de atingir essas metas.

A forma como o planejamento estratégico será desenvolvido e controlado são aspectos que também devem ser levados em consideração. Tão importante quanto se planejar é fazer com que funcione.

Vamos ver a seguir etapas para o desenvolvimento do planejamento estratégico anual para seu negócio.

 

Avaliação do ambiente:

Hora de coletar informações sobre o ambiente interno e externo da empresa. Com esta análise é possível observar um cenário dos desafios que a organização enfrentará por causa do mercado e por causa de suas fragilidades de negócio.

Uma boa ferramenta para levantar estas informações é a Matriz SWOT. Com ela você vai aprofundar o conhecimento a respeito da sua empresa e ter uma análise do contexto externo em que seu escritório de contabilidade está inserido. É útil porque analisa os pontos fortes (strenghts), fracos (weaknesses), as oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) de um negócio.

Após separarmos as Forças e Fraquezas em fatores internos da empresa é possível corrigir suas falhas e aproveitar suas forças.

No ambiente externo lidamos com a Oportunidades e Ameaças. Fatores estes que não temos controle, mas que podemos explorar e nos preparar melhor após conhecimento destes elementos.

Defina metas realistas

A partir da análise interna e externa, chega o momento de estabelecer quais serão as metas para o ano. É um ano inteiro para planejar e o importante é que todas as metas traçadas sejam possíveis de alcançar. É sempre interessante sonhar alto, é claro, mas também é fundamental fazer isso com os dois pés no chão, pensando em objetivos possíveis dentro do contexto em que o escritório está inserido.

Planejamento Estratégico por meio de OKRs

OKR (Objective and Key Result) é uma metodologia de planejamento ágil que pode ser aplicável a qualquer tamanho de negócio. Os OKR’s podem ser utilizados inclusive para estabelecer metas pessoais.

Sua grande popularidade se dá pela forma simples de estabelecer objetivos para serem alcançados (O) e meios de mensurar o atingimento (ou não) desses objetivos (KRs). Essa metodologia ajuda a definir objetivos e resultados-chave da empresa, de cada área e de cada membro da equipe. Sua adoção é simples e, ao mesmo tempo, cria um sentimento de desafio pessoal em cada colaborador.

O OBJETIVO (o “O” do OKR) precisa estar alinhado com o propósito da empresa. Estabelecer um objetivo sem um contexto ou motivo prévio pode não fazer muito sentido.

Os KRs existem para você definir COMO os objetivos serão atingidos, ou seja, quais indicadores você irá acompanhar para concluir se o objetivo está ou não próximo de ser conquistado. É recomendado utilizar 3 KRs para um mesmo objetivo, porque medir e acompanhar indicadores em excesso pode mais atrapalhar do que ajuda

Objetivo do OKR nada mais é do que oferecer direção àquilo que se pretende conquistar. Cada objetivo deve ser formulado para deixar claro o que a empresa busca, mantendo todo o quadro colaborativo engajado nesta missão.

 

Estabeleça metas e mensure resultados

Para conquistar o sucesso das estratégias, será fundamental estabelecer uma forma de monitoramento. Seja por meio de estatísticas, software ou pesquisas, o empreendedor precisará investir em um método que realmente seja adequado ao seu negócio. Desta forma evitamos que o planejamento seja esquecido em meio as demandas diárias.

O objetivo é que toda a equipe se sinta motivada em fazer o melhor no período de tempo mais curto possível. Estabeleça metas semanais, mensais, trimestrais e semestrais, de acordo com a complexidade do objetivo.

 

Dedique-se ao seu plano estratégico

Mais importante do que elaborar um belíssimo planejamento estratégico, é colocá-lo e mantê-lo em prática. É importante ter em mente também que este não é somente um documento de gestão, mas sim uma prática que deve ser incorporada na cultura da empresa onde todos poderão e deverão tomar conhecimento e participar.

Com certeza o futuro que você almeja para seu escritório é o crescimento e sucesso. Mas não basta apenas desejar isso sem se propor a investir tempo, recursos e energia para este propósito.

Invista no seu time

Treinamentos para sua equipe é uma excelente estratégia para aumentar a produtividade e expertise dos colaboradores. Investir em treinamentos contribui para a satisfação dos clientes, além de aumentar consideravelmente a qualificação da sua equipe

A tecnologia é sua aliada

O uso da tecnologia em escritórios contábeis tem sido uma ferramenta crucial para a agilidade e otimização de processos. Além de oferecer mais segurança para seus clientes.

Agora que você já sabe como desenvolver um planejamento estratégico anual para seu escritório hora de colocar em pratica e caminhar em busca do sucesso.

 

Quer saber mais sobre organização de processos para aumentar sua produtividade? Vem ler este outro artigo: Como organizar processos em seu escritório contábil e melhorar resultados

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