Segurança digital: como manter meu escritório de contabilidade seguro?

outubro 20, 2020 · admin

Atualmente, a tecnologia tem tomado conta de diversas áreas profissionais e, com o escritório de contabilidade não foi diferente. A tecnologia na contabilidade vem desde os softwares (sistemas de processamentos de dados) de gestões até mesmo ao armazenamento de dados dos clientes.

Logo, aos escritórios contábeis, garantir tecnologia aliada à segurança da informação é indispensável. Se é de sua vontade implementar a segurança digital em seu negócio e deixar o seu escritório mais seguro, mas não sabe como fazer isto: este texto é para você!

Hoje a Vers vai te ajudar a entender melhor o que é segurança digital, a Lei Geral de Proteção de Dados e, principalmente, como deixar você e seus clientes seguros e prontos para alavancarem os seus negócios. Quer ver?

 

O que é segurança digital?

Segurança digital é um conjunto de ferramentas, técnicas e metodologias que, quando são aplicadas de forma correta tendem a aumentar a proteção e a integridade dos dados, sejam eles pessoais ou jurídicos no ambiente virtual.

Por isso, prestar atenção nas ameaças internas (acessos indevidos de colaboradores a sites ou links não seguros) e externas (subtração e divulgação de dados por hackers) e antecipar que ocorram é o principal objetivo da segurança digital.

 

Como colocar em prática a segurança digital?

A segurança digital pode parecer simples de ser aplicada, mas não é bem assim. Isso porque, diariamente, estamos expostos ao universo da internet, por meio de qualquer aparelho eletroeletrônico que nos dê acesso a ela. Entretanto, não é algo impossível de se conseguir!

E a primeira coisa a se fazer é aplicar os quatro conceitos que vamos te explicar agora. Confira:

 

Confidencialidade

É a garantia de que as informações estarão disponíveis para acesso apenas por pessoas autorizadas. Em um escritório de contabilidade, por exemplo, o contador/gestor precisará definir e controlar quem serão os colaboradores que terão livre acesso aos dados de seus clientes.

Isso pode ser feito por meio de senhas e autenticações para entrar em contato com os dados sigilosos. Sem essa medida, as informações ficam mais acessíveis e passíveis de qualquer forma de ciberataque.

 

Integridade

Este tópico refere-se à possibilidade de alteração de dados no sistema ser feita apenas por pessoas autorizadas. Aqui também está a condição de produzir e armazenar os dados de forma segura, o que possibilita, em caso de perdas ou danos, recuperar todos os arquivos para manter a rede de dados ativa.

 

Disponibilidade

É a capacidade de o escritório contábil ter disponível, por 24 horas e sete dias por semana, os dados de seus clientes disponíveis e de fácil acesso pelos colaboradores autorizados. Neste tópico, além da segurança, é evidenciado também a agilidade para a resolução de possíveis problemas a qualquer momento e de qualquer lugar.

 

Autenticidade

É a capacidade de identificar e registrar qual usuário teve acesso aos dados e/ou realizou modificações nos mesmos. Com esse pilar você possui maior controle dos acessos e saber, em caso de danos, quem deixou a rede vulnerável.

 

Por que instaurar a segurança de dados em um escritório de contabilidade?

Manter um escritório contábil seguro e compreender a real importância disso é o primeiro passo para proteger as informações, dados e arquivos de todas as organizações da qual representa e, principalmente, para garantir o desenvolvimento saudável da sua empresa e aumentar a confiança de seus clientes no seu negócio.

Como garantir a segurança digital em um escritório de contabilidade?

Como dito anteriormente, o primeiro passo é ter consciência de que é necessário proteger não só os seus dados, mas bem como, os de seu clientes.

Feito isso, o segundo passo é treinar toda a equipe de colaboradores e alertá-los sobre os perigos que o ambiente virtual possui, além das boas práticas digitais como, por exemplo, não abrir e-mails falsos, clicarem em links maliciosos etc.

Ao dar a eles tais conhecimentos, você também consegue mantê-los engajados e motivados para o trabalho.

A terceira coisa a se fazer é implementar um compliance digital. Você sabe o que é isso? Se não, te dou a resposta agora! Compliance digital significa estar de acordo com a legislação, como por exemplo a Lei Geral de Proteção de Dados.

Isso quer dizer que, o seu escritório de contabilidade precisa estar de acordo com as leis brasileiras que impõem várias exigências sobre a segurança de dado, combinado?

O quarto passo é ter normas e regras claras, ou seja, um regimento interno ou um código de ética que seja capaz de apresentar regras claras, transparentes e objetivas, capazes de assegurarem a proteção das informações.

Mas atenção, para isso é preciso incentivar os colaboradores a lerem e seguirem estas regras como uma cultura da empresa. E, como último passo, usar um sistema de gestão contábil em seu escritório.

 

Como a Vers pode te ajudar?

A Vers já nasceu digital, e nossos parceiros contam com um sistema de gestão que protege todos os dados dos seus clientes para cuidarmos de todo o operacional, enquanto ele ganha tempo para cuidar do que é mais importante para ele, oferecendo para a sua contabilidade segurança, agilidade e organização nas informações.

Por isso, pense no que é melhor para o seu escritório de contabilidade e não se esqueça de que, todo gestor deve se preocupar com a segurança de seus próprios dados e de seus clientes.

É preciso ter práticas alinhas e fortes para que nenhuma informação seja subtraída ou perdida.

Se já tem certeza de que precisa de implementar isso em seu escritório de contabilidade, coloque em prática as informações citadas acima, ou fale com um dos nossos consultores e saiba como podemos ajudar no crescimento seguro do seu negócio!

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